e-Defter Saklama ve e-Muhasebe Fişi Düzenlemelerinin Uygulamaya Geçişine Yönelik Hatırlatmalar 73

Özet

Elektronik defter (e-Defter) uygulamasında önemli değişiklikler getiren 19 Ekim 2019 tarihli ile getirilen en önemli değişikliklerden birisi de; e-defter dosyaları, berat dosyaları ve muhasebe fişlerinin muhafazası ve ibrazına ilişkindir (bakınız büromuzun 2019-26 sayılı sirküleri)

Tebliğin 4.4. bölümünde yapılan düzenleme ile;

a. e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının özel entegratörlerin veya GİB bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi zorunlu hale getirilmiştir.

b. Muhasebe fişlerinin de kağıt ve/veya elektronik ortamda muhafazası zorunlu hale getirilmiştir.

Bu düzenlemeleri uygulamaya geçirmek amacıyla GİB tarafından;

1. 9 Ekim 2020 tarihinde e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmasına ilişkin usul ve esasların belirlendiği yayınlanmıştır.

2. 30 Nisan 2020 tarihinde yayınlanmıştır.

Aşağıda hatırlatma amacıyla Tebliğin konuya ilişkin düzenlemelerine ve kılavuzlardaki önemli hususlara yer verilmiştir.

1) e-Defter ve Berat Dosyalarının İkincil Kopyalarının Özel Entegratörlerin veya GİB Bilgi İşlem Sistemlerinde Muhafaza Edilmesi Zorunluluğuna İlişkin Uygulama:

e-Defter ve berat dosyalarının e-Defter uygulamasına dâhil olan mükelleflerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburidir. Üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi, muhafaza ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmamakta ve herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

Öte yandan e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da GİB’in bilgi işlem sistemlerinde 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunlu hale getirilmiştir. Ancak bu durum mükellefin asıl e-Defter ve berat dosyalarının muhafaza ve ibraz ödevlerini ortadan kaldırmamaktadır.

Uygulamaya ilişkin olarak yayınlanan nda e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının GİB’nın bilgi işlem sistemlerinde saklanmasına ilişkin usul ve esaslar açıklanmaktadır.

e-Defter Saklama Kullanıcı Kılavuzuna göre 2020 yılı ve 2021 yılı e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının Başkanlığın bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanları aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.

1. 2020 yılı e-Defterlerinin Aktarım Tarihleri

2020/Ocak ve müteakip dönemler e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Başkanlığın (GİB) bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanı aşağıdaki tabloda belirtildiği şekilde belirlenmiştir. Mükellefler aşağıdaki tabloda belirtilen tarihleri aşmamak kaydıyla istedikleri zaman yüklemekte serbestlerdir.

Dönem	Aktarım Zamanı
2020 / Ocak – Şubat – Mart	15 Ocak 2021’e kadar
2020 / Nisan – Mayıs – Haziran	15 Şubat 2021’e kadar
2020 / Temmuz – Ağustos – Eylül	15 Mart 2021’e kadar
2020 / Ekim – Kasım	15 Nisan 2021’e kadar
2020 / Aralık (Gerçek kişi mükellefler)	15 Nisan 2021’e kadar
2020 / Aralık (Tüzel kişi mükellefler)	17 Mayıs 2021’e kad

2.2021 yılı e-Defterlerinin Aktarım Tarihleri

2021 yılı aylık veya 3 aylık (geçici vergi dönemleri bazında) olarak berat dosyası yükleyenler için e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmak üzere Başkanlığın bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanı; e-Defterlerin oluşturulması, imzalanması ve bunlara ait berat dosyalarının e-Defter uygulamasına yükleme süresinin son gününü takip eden onbeşinci günün sonuna kadar belirlenmiş olup, dönemler bazında aktarım zamanları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir. Ancak Başkanlık tarafından yayımlanacak sirküler ile e-Defterlerin oluşturulması, imzalanması ve bunlara ait berat dosyalarının e-Defter uygulamasına yükleme sürelerinin uzatılması durumunda aktarım zamanın hesabında, ilgili sirkülerde belirlenen tarihi izleyen 15 inci günün sonu (resmi tatile denk geldiği durumlarda tatil bitimini izleyen ilk iş günü sonu) aktarım zamanının sonu olarak dikkate alınacaktır.

1.2.1. Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar

Dönem	Aktarım Zamanı
2021/ Ocak	17 Mayıs 2021’e kadar
2021/ Şubat	15 Haziran 2021’e kadar
2021/ Mart	16 Temmuz 2021’e kadar
2021/ Nisan	16 Ağustos 2021’e kadar
2021/ Mayıs	15 Eylül 2021’e kadar
2021/ Haziran	15 Ekim 2021’e kadar
2021/ Temmuz	15 Kasım 2021’e kadar
2021/ Ağustos	15 Aralık 2021’e kadar
2021/ Eylül	17 Ocak 2022’ye kadar
2021/ Ekim	15 Şubat 2022’ye kadar
2021/ Kasım	15 Mart 2022’ye kadar
2021/ Aralık (Gerçek kişi mükellefler) 2021/ Aralık (Tüzel kişi mükellefler)	15 Nisan 2022’ye kadar 16 Mayıs 2020’ye kadar

1.2.2. Üç Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar

Dönem	Aktarım Zamanı
2021/ Ocak, Şubat, Mart	15 Haziran 2021’e kadar
2021/ Nisan, Mayıs, Haziran	15 Eylül 2021’e kadar
2021/ Temmuz, Ağustos, Eylül	15 Aralık 2021’e kadar
2021/ Ekim, Kasım, Aralık (Gerçek kişi mükellefler) 2021/ Ekim, Kasım, Aralık (Tüzel kişi mükellefler)	15 Nisan 2022’ye kadar 16 Mayıs 2022’ye kadar

2) Muhasebe Fişlerinin de Muhafazasına İlişkin Uygulama

Tebliğle Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesinin (b) bendinde belirtilen ve defter kaydı yerine geçecek belgelerin (bundan sonra “Muhasebe Fişi” olarak anılacaktır), e-Defter kayıtları ile birlikte muhafaza edilmesi ve yetkili mercileri tarafından istenildiğinde ibraz edilmesi zorunluğu getirilmiştir.

Muhasebe fişleri kağıt ve/veya elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

Uygulamaya ilişkin olarak yayınlanan nda e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından elektronik ortamda oluşturulan “Muhasebe Fişleri”nin içeriğinde yer alması gereken asgari bilgiler, dosya formatları ile bu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi sırasında uyulacak teknik usul ve esaslara ilişkin açıklamalara bu Kılavuzda yer verilmiştir.

Elektronik ortamda düzenlenecek muhasebe fişlerinde asgari olarak bulunması gereken bilgilere ilişkin olarak Kılavuzda aşağıdaki açıklamalar yapılmıştır.

(1) Muhasebe fişi literatürde; muhasebe işlemlerinin yevmiye defterine yazılmadan önce kaydedildiği, yetkili kişiler tarafından imzalandığı ve yevmiye bilgilerini içeren fiş olarak tanımlanmaktadır. Muhasebe işlemleri yevmiye defterine doğrudan kaydedilebileceği gibi muhasebe fişleri yardımı ile de kayıt yapılabilmektedir. Muhasebe fişi kullanılarak muhasebe ve defter kaydı süreçlerinin yürütüldüğü işletmelerde, işlemler önce belgelere dayanarak muhasebe fişine, buradan da yevmiye defterine kaydedilmektedir. Muhasebe fişlerine konu muamelelerin 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 219 uncu maddesinde yer alan hükümler uyarınca, en geç 45 gün içinde bu fişlerden yararlanılarak yevmiye defterine kayıtlarının yapılması gerekmektedir.

(2) Muhasebe fişleri 3 ana türde sınıflandırılmaktadır:

a) Tahsil Fişi: İşletmenin kasasına giren paraların nerelerden, hangi nedenlerle alındığını ve hangi hesaplara alacak kaydedileceğini gösteren fiştir. Tahsil fişi, kasaya para girişi olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tahsil fişi kasa hesabı borçlu durumda olacağı zaman kullanılır.

b) Tediye (Ödeme) Fişi: İşletmenin kasasından çıkan paraların hangi nedenlerle ödendiğini ve hangi hesaplara borç kaydedileceğini gösteren fiştir. Tediye fişi, kasadan para çıkışı olduğu zaman kullanılır. Bir başka ifadeyle tediye fişi kasa hesabı alacaklı durumda olacağı zaman kullanılır.

c) Mahsup Fişi: Kasa hesabını ilgilendirmeyen başka bir ifade ile tamamı nakit olmayan işlemler için düzenlenen fiştir.

3) e-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler tarafından her bir belgeye ait yevmiye maddesi için düzenlenmesi gereken muhasebe fişlerinde asgari olarak bulunması zorunlu bilgiler aşağıdaki tabloda yer almaktadır:

Mükellefin Adı/Soyadı veya Unvanı ile VKN veya TCKN’si
Fişin Türü (Tahsil/Tediye/Mahsup)
Fişin Düzenleme Tarihi (Gün/Ay/Yıl)
Fişin Düzenleme Zamanı (Saat ve Dakika)
Fişin Numarası (Müteselsil sıra numaralı olarak takip edilmelidir)
Fişin Ait Olduğu Yevmiye Madde Numarası
Borçlu Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
Borçlu Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte)
Borçlu Hesabın Tutarı
Alacaklı Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
Alacaklı Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte)
Alacaklı Hesabın Tutarı
Fişin Borç Toplamı
Fişin Alacak Toplamı
Fişin Sayfa Numarası (İlgili Sayfa No / Toplam Sayfa No şeklinde)
Alacaklı ve Borçlu Hesaplar Bazında Açıklama
Fişi Onaylayanın Adı Soyadı – İmzası

Bilgisayarlı muhasebe programlarında düzenlenip, genel tanınırlığa sahip belge formatına dönüştürülen, kağıt çıktısı alınmadan muhafaza ve ibraz edilmek istenen fişlerin defter kayıtlarının mükellefle düzenlenen aracılık ve sorumluluk sözleşmelerine istinaden serbest muhasebeci mali müşavirler tarafından gerçekleştirildiği durumlarda serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle, mükellefin kendisi veya işletmesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavir unvanına haiz meslek mensubu tarafından gerçekleştirildiği durumlarda ise mükellefin kendisi veya işletme bünyesinde istihdam ettiği serbest muhasebeci mali müşavire ait NES veya Mali Mühürle zaman damgalı şekilde imzalanarak onaylanması ve elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesi gerekmektedir

Sirkülerimize ilişkin görüş, öneri ve sorularınızı ‘ye iletebilirsiniz.

Saygılarımızla.

ÖNER BAĞIMSIZ DENETİM VE YMM A.Ş.

onerymm.com.tr

31.12.2020

Sirküleri İndirmek İçin Tıklayınız. Bu sayfa 83 kez okunmuştur.